Net begonnen met ondernemen? Zo moet je een factuur maken

LEEUWARDEN – Er is een flinke groei te zien in het aantal startende ondernemers, blijkt uit recente cijfers van de Kamer van Koophandel. Als fulltime zzp’er krijg je te maken met klanten, opdrachten en het versturen van offertes en facturen.

Wanneer je net bent begonnen, is het niet zo gek dat je wel een beetje hulp kunt gebruiken bij een factuur maken. Het is namelijk belangrijk om dit vanaf het begin goed uit te voeren zodat je geen boetes krijgt van de Belastingdienst of verkeerde betalingen ontvangt. Daarom lees je in dit artikel meer over de eisen van een factuur, het maken ervan en het versturen van zo’n rekening.

Dit moet in ieder geval op je factuur staan

Het maakt niet uit of je in de regio werkt of wanneer je landelijk of misschien zelfs wel internationaal een bedrijf hebt opgezet; zodra klanten diensten en/of producten bij je afnemen, moet je daar een factuur voor sturen. Via de zoekmachine vind je verschillende voorbeelden van hoe een factuur eruit moet zien. De gegevens die je in ieder geval moet vermelden op zo’n factuur zijn:

• De naam en het adres van de klant en van jezelf.
• De datum van levering van de producten of diensten.
• Je BTW-nummer en het BTW-tarief dat wordt toegepast.
• Je KVK-nummer.
• Een omschrijving van de producten en/of diensten die je geleverd hebt.
• Het aantal producten of uren dat je in rekening brengt.
• De factuurdatum en je factuurnummer.
• Het totaalbedrag met en zonder BTW.

Houd er rekening mee dat er uitzonderingen zijn. Zo zien facturen naar het buitenland er net weer anders uit en hoef je niet altijd BTW te rekenen in dat geval. Op de website van de Belastingdienst vind je hier meer informatie over, zodat je zeker weet dat je een factuur maakt die klopt volgens de regels.

Maak een duidelijke factuur met een simpel design

Je kunt een factuur in een speciaal programma maken, direct vanuit je boekhoudsysteem laten rollen of zelf in een document typen en opslaan als PDF-bestand. Hoe je het maakt, maakt niet zoveel uit. Het is echter wel belangrijk om goed te kijken naar de opmaak van zo’n factuur. Die moet er namelijk overzichtelijk en duidelijk uitzien. Het is prettig als je klant of afnemer direct het te betalen bedrag kan zien inclusief je bankrekening of eventueel zelfs een link via waar men meteen kan betalen. Zorg je er aan het begin van je tijd als ondernemer al voor dat je een goede opmaak hebt dan kun je deze keer op keer hergebruiken. 

Je hoeft zo’n factuur niet op te stellen in allerlei kleurtjes en gekke lettertypes. Een ‘normaal’ en net lettertype voldoet, evenals zwarte letters op een witte achtergrond. Bovenaan de factuur kun je wel je bedrijfslogo plaatsen; ook als dit logo kleurtjes bevat. Begin daarna met de gegevens van de ontvanger en vervolgens je eigen gegevens. Daarna volgt de datum, het factuurnummer en een omschrijving van het aantal geleverde producten of diensten. Je sluit af met het totaalbedrag, eerst exclusief en daarna inclusief BTW en de betalingstermijn (meestal is die 30 dagen). Sommige bedrijven zetten een digitale handtekening onder de factuur, maar dat hoeft niet.

Wanneer verstuur je een factuur aan een klant?

Heb je je opdracht af? Zijn de producten verstuurd? Of is de klant klaar met het afnemen van je diensten? In dat geval is het zaak om de factuur zo snel mogelijk na afronding van de opdracht te versturen naar je klant. In sommige gevallen heeft een klant vooraf al deels een betaling gedaan of misschien zelfs alles al betaald, maar in de meeste gevallen krijg je achteraf betaald. Hoe je dit geregeld hebt, heb je afgesproken met je klant en/of is opgesteld in je algemene voorwaarden of de offerte die je naar je klant hebt gestuurd. Er zijn geen regels die je verplichten om een factuur op een bepaalde dag te versturen.

De Belastingdienst heeft echter wel een zogeheten ‘uitreikingsdatum’ bepaald. Dat betekent dat je je factuur in ieder geval voor de 15e van de volgende maand verstuurd moet hebben. Oftewel: heb je je opdracht op 10 november afgerond dan moet de factuur voor 15 december in de digitale postbus van je klant of opdrachtgever liggen. Dit wordt niet gecontroleerd, maar is voor jezelf wel zo prettig want dat betekent dat je ook sneller je geld krijgt. Je hebt je eigen betalingstermijn opgesteld of je hebt dit in samenspraak met de klant gedaan. Zorg er bij een factuur maken in ieder geval voor dat die betalingstermijn staat vermeld.