7 onmisbare tips bij het organiseren van een evenement

LEEUWARDEN – Wil je een evenement organiseren voor ondernemers in de regio? Of ben je van plan om een congres omtrent bijvoorbeeld duurzaamheid of wonen te organiseren? Het regelen van zo’n dag(deel) kost energie, maar levert je heel veel op.

Bij het organiseren van een event of congres komt ontzettend veel kijken. Zo moet je een ticketservice regelen wanneer het om een betaald evenement gaat en moet je goed naar je beoogde doelgroep kijken. In dit artikel geven we je meer tips.

1. Weet wie de doelgroep is en wat je doel is

Als eerst is het belangrijk om stil te staan bij het doel van je event. Wat wil je bereiken met je evenement en wie is de grootste doelgroep daarvoor? Weet je eenmaal wat het doel en wie je doelgroep is dan is het veel eenvoudiger om een locatie uit te kiezen en een programma samen te stellen. Bij een congres over wonen in de regio komen waarschijnlijk hele andere mensen dan bij een event voor ondernemers. Op een festival zoals Lowlands komt ook een totaal ander publiek dan bij een klassiek concert!

2. Bepaal vooraf duidelijk wat je budget is

Wat ook niet onbelangrijk is, is dat je (met name voor jezelf) goed moet kijken wat het budget is dat je te besteden hebt. Een evenement kan alleen maar succesvol worden georganiseerd wanneer er van tevoren een begroting is opgesteld. Vraag bijvoorbeeld altijd offertes op voor onderdelen zoals personeel, catering en drukwerk. Daarnaast is een begroting ook handig om te hebben wanneer je bijvoorbeeld fondsen en sponsoren aan wilt vragen.

3. Duidelijk verkooppunt van tickets via ticketservice

De meeste events van tegenwoordig zijn betaald. Dat moet haast ook wel om de totale kosten eruit te halen en om wie weet zelfs nog wat te verdienen aan je georganiseerde evenement. Het is aan te raden om een duidelijk online platform te hebben waar je de tickets kunt verkopen. Communiceer op al je online kanalen (zoals een website en/of social media kanalen) via welke ticketservice de kaartverkoop plaatsvindt zodat je geen bezoekers misloopt.

4. Stel een programma samen voor de dag van het event

Het is daarnaast prettig om ruim van tevoren het complete programma te hebben samengesteld. Je moet namelijk veel regelen om het programma precies op elkaar aan te laten sluiten. Ga daarom op tijd na welke sprekers er moeten komen, wie er op komt treden of welke andere tijdsgebonden activiteiten er zijn op de dag van het event. Regel een passende locatie en kijk goed naar welke andere voorzieningen er nodig zijn. Het programma wordt vervolgens gebruikt in boekjes en/of op websites dus het is aan te raden om dit op tijd rond te hebben.

5. Maak een draaiboek voor je evenement

Heb je je programmering rond dan is het tijd om een draaiboek samen te stellen. Een draaiboek helpt je bij zo goed als alles op de dag zelf. Daarin vermeld je namelijk alle belangrijke onderdelen van je evenement. Denk aan de bereikbaarheid van de locatie, de EHBO, het marketingplan, de vergunningen, hoe of wat met de catering en ga zo maar door. Ook vind je hierin alle belangrijke telefoonnummers en overige onmisbare informatie. Dit draaiboek is onmisbaar op de dag van je evenement.

6. Probeer tijdens event te genieten

Op de dag zelf kan er altijd iets misgaan. Maar: als het goed is heb je kundige mensen ingehuurd en heb je altijd je draaiboek bij de hand om bepaalde problemen snel op te kunnen lossen. Daarbij is het ook van groot belang om op het event zelf goed te genieten. Zolang er niets groots misgaat, is het toch maar iets dat je samen met een team hebt weten neer te zetten. Probeer daarom, hoe moeilijk dat ook is, om ook tijdens het evenement af en toe even niet met werk bezig te zijn. 

7. Evalueer en vier je successen

Deze laatste tip vergeten veel organisaties vaak toe te passen bij een evenement: ga na het event direct aan de slag met de evaluatie. Wat ging er goed en wat zou er de volgende keer beter kunnen? Was de catering goed geregeld? Hoe zat het met de toiletvoorzieningen? En was de gekozen ticketservice de juiste? Houd het draaiboek erbij zodat je geen enkel onderdeel vergeet en pas waar nodig direct aan wanneer bepaalde dingen beter konden. Tot slot moet je ook zeker niet vergeten om jullie successen te vieren. Bedank iedereen die heeft meegeholpen met een cadeautje of een lekker etentje, zodat ze hopelijk een volgende keer weer mee zouden willen werken.