5 tips om je backoffice te stroomlijnen 

LEEUWARDEN – Boekhouding, ondersteuning op het gebied van informatietechnologie (IT), het bijhouden van dossiers en compliancebeheer maken allemaal deel uit van de backoffice van een bedrijf. Hoewel backofficemedewerkers niet rechtstreeks met klanten communiceren of nieuwe inkomsten binnenhalen, spelen zij een integrale rol in het succes van het bedrijf. Als je backofficemedewerkers hun taken niet goed en efficiënt uitvoeren, krijgen de klantgerichte medewerkers met hun taken te maken. Met dit in gedachten moeten bedrijven hun backofficeactiviteiten stroomlijnen, wat je volgens de experts van HelloFlex People doet met behulp van de volgende tips. 

Gebruik software 

De consolidatie van bedrijfssoftware zorgt voor een beter inzicht in je backofficeactiviteiten. Je hebt toegang tot alle klantgegevens in één dashboard als je niet de moeite wilt nemen om gegevens uit meerdere programma’s te controleren. Met software-integratie kun je robuuste, uit meerdere stappen bestaande workflows in je hele bedrijf automatiseren. Je kunt een naadloze workflow tussen afdelingen creëren als je een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) gebruikt en dit combineert met documentbeheersoftware (DMS).

Organiseer je workflows

Maak er een prioriteit van om de workflows in je backoffice-activiteiten regelmatig te controleren om een ​​soepel verloop te garanderen. Je kunt het proces stroomlijnen door workflowautomatiseringssoftware te gebruiken om eenvoudig de voortgang van het werk bij te houden en ondermaats presterende personen of afdelingen te identificeren die coaching op het gebied van best practices direct nodig hebben.

Sla je documenten efficiënter op

Het verwerken van veel fysieke documenten kan belastend zijn voor je backofficemedewerkers. Eén manier om het beheer van documenten te vereenvoudigen is door te investeren in software voor het vastleggen van documenten. Het maakt het snel ophalen en probleemloos delen van elektronische documenten op de werkplek mogelijk. Organisaties ontvangen tegenwoordig documenten van verschillende locaties en in verschillende formaten, waardoor ze onmogelijk te volgen zijn. Het is een combinatie van scan-, import- en integratiemogelijkheden waarmee software voor het vastleggen van documenten binnenkomende documenten in centrale, digitale opslag kan opslaan.

Stap over naar cloudgebaseerde boekhoudsoftware

Tegenwoordig kan cloudgebaseerde boekhoudsoftware bedrijven verschillende voordelen bieden als het gaat om hun backoffice uitzendbureau, zoals:

• Realtime gegevenssynchronisatie voor de boekhouding
• Eenvoudige toegang op afstand vanaf elk apparaat met internetverbinding
• Integreer met software voor onkostenbeheer om de gegevensinvoer te vereenvoudigen en een papierloos boekhoudsysteem te promoten.

Een cloudsysteem zorgt voor gemakkelijke toegang tot bedrijfsgegevens wanneer je deze nodig hebt en vermindert het aantal papieren documenten om schade of zoekgeraakte documenten te voorkomen.

Beheer je risico’s goed

Compliance is een cruciale factor voor de levensvatbaarheid van je bedrijf op de lange termijn. Je moet over de beste systemen beschikken om je bedrijf en je klanten te beschermen. Maak er een prioriteit van om betrouwbaar toezicht door toezichthouders en ingebouwde processen te vinden die kunnen voldoen aan de zich ontwikkelende regelgeving van de sector, vooral als het om grote hoeveelheden gegevens en accounts gaat. Houd er rekening mee dat het zowel handmatige als geautomatiseerde processen moet omvatten. Een van je bedrijfsdoelstellingen is het versterken van de beveiliging en het stroomlijnen van de backofficeprocessen.